Datos que debe tener la factura comercial para la aduana

La factura comercial es uno de los documentos pilares de toda operación de comercio exterior. Para la aduana de Costa Rica representa una fuente de información fiscal, de valoración y de control de mercancías. Una factura incompleta o incorrecta es causa frecuente de rechazos, aforos innecesarios e incluso del decomiso de la carga. Por eso es imperativo conocer los campos que no pueden faltar y cómo consignarlos.

Información mínima obligatoria

• Datos del exportador o vendedor: nombre o razón social, dirección completa, país y número de identificación fiscal.
• Datos del importador o comprador: nombre o razón social exacta (debe coincidir con el declarante en la DUA), cédula jurídica, dirección y país.
• Número y fecha de la factura: únicos, secuenciales y en formato legible.
• País de origen de las mercancías: indispensable para aplicar correctamente las preferencias arancelarias bajo tratados de libre comercio.
• Descripción detallada de la mercancía: no bastan términos genéricos como “repuestos” o “muestras”; se debe especificar naturaleza, composición, uso y modelo si aplica.
• Código arancelario (SA): recomendable al menos a nivel de subpartida de seis dígitos; aunque el exportador no esté obligado, su inclusión agiliza la validación.
• Cantidad de unidades y unidad de medida: kilogramos, litros, piezas, metros, etc., según el Sistema Internacional de Unidades.
• Precio unitario y valor total por línea: en la moneda de la transacción; si es distinta al dólar, conviene indicar el tipo de cambio.
• Valor total de la factura: suma de todos los renglones, claramente identificada.
• Incoterms y lugar de entrega: definen la distribución de costos y riesgos entre comprador y vendedor (ej. FOB, CIF, EXW). Si tenés dudas, mirá nuestra guía de Incoterms.
• Condiciones de pago y moneda: señaladas de manera explícita.
• Firma y sello del exportador: aunque algunos regímenes electrónicos los flexibilizan, la firma da fe del contenido.

Consejos prácticos

• No mezclés en una misma factura mercancías con distintos regímenes o que viajen en embarques separados.
• Si la carga incluye artículos de cortesía o muestras sin valor comercial, declaralos como tales, con su valor estimado para fines aduanales, indicando “Muestras sin valor comercial – no para reventa”.
• Para bienes perecederos o sujetos a permisos especiales (salud, agricultura, seguridad), asegurate de que la factura describa exactamente lo que ampara el permiso.

Escrito por: Departamento de Operaciones, VS Logistics S.A.